Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych

Data aktualizacji: 22.05.2026

Ochrona danych osobowych jest dla Vernum Polska Sp. z o.o. istotnym elementem prowadzenia działalności. Poniżej wyjaśniamy, w jakich celach możemy przetwarzać dane osobowe, jakie kategorie danych mogą być wykorzystywane, komu dane mogą zostać udostępnione oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Korzystanie z serwisu internetowego jest co do zasady możliwe bez podawania danych osobowych. Podanie danych może być jednak konieczne, jeżeli kontaktują się Państwo z nami przez formularz, pocztę elektroniczną albo w związku ze współpracą, rekrutacją, zatrudnieniem lub obsługą zapytań biznesowych.

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Vernum Polska Sp. z o.o., KRS: 0001162354, NIP: 5170457296, REGON: 541205393.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z administratorem pod adresem: kontakt@vernum.pl.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Państwa dane osobowe możemy przetwarzać w szczególności w następujących celach:

obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną lub inne kanały komunikacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi i prowadzeniu korespondencji;
podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym obowiązków księgowych, podatkowych, pracowniczych lub związanych z legalizacją pracy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
prowadzenie procesów rekrutacyjnych i obsługa kandydatów — w zależności od zakresu danych: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub a RODO;
ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
wewnętrzna administracja, zarządzanie relacjami biznesowymi, poprawa jakości usług oraz tworzenie wewnętrznych analiz i zestawień — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
marketing własnych usług, jeżeli jest prowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub, gdy jest wymagana, zgoda osoby, której dane dotyczą — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres przetwarzanych danych zależy od celu kontaktu lub współpracy. Możemy przetwarzać w szczególności:

dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko;
dane kontaktowe, takie jak adres e-mail i numer telefonu;
dane dotyczące firmy lub organizacji, którą Państwo reprezentują;
treść korespondencji i informacje przekazane w formularzu kontaktowym;
dane potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy, wystawienia faktury albo obsługi rozliczeń;
dane związane z rekrutacją, zatrudnieniem, kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem, legalizacją pobytu i pracy — jeżeli są niezbędne w danym procesie;
dane szczególnych kategorii, w tym dane dotyczące zdrowia, wyłącznie gdy jest to wymagane przepisami prawa albo niezbędne w związku z zatrudnieniem, medycyną pracy lub innymi obowiązkami administratora.

Nie prosimy o przekazywanie danych, które nie są potrzebne do realizacji celu kontaktu lub współpracy, w szczególności danych dotyczących poglądów politycznych, przekonań religijnych, pochodzenia rasowego lub etnicznego, orientacji seksualnej czy danych genetycznych, chyba że obowiązek ich przetwarzania wynikałby bezpośrednio z przepisów prawa.

4. Źródła danych

Najczęściej pozyskujemy dane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, na przykład przez formularz kontaktowy, wiadomość e-mail, rozmowę telefoniczną, dokumenty rekrutacyjne lub dokumenty niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

W niektórych przypadkach dane mogą zostać przekazane przez pracodawcę, kontrahenta, partnera biznesowego, osobę kontaktową w organizacji lub inny podmiot, z którym łączy nas relacja biznesowa albo prawna.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do realizacji wskazanych celów albo wynika z przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

podmioty świadczące na rzecz administratora usługi IT, hostingowe, pocztowe, księgowe, kadrowe, prawne, doradcze lub administracyjne;
partnerzy biznesowi, jeżeli jest to niezbędne do realizacji współpracy, rekrutacji, zatrudnienia, zakwaterowania, transportu lub legalizacji pracy;
podmioty medyczne, jeżeli zachodzi uzasadniona potrzeba związana z medycyną pracy lub przepisami prawa;
organy publiczne, sądy, urzędy i instytucje uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady nie zakładamy przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości korzystanie z określonych narzędzi technicznych lub usługodawców będzie wiązało się z takim przekazaniem, będzie się ono odbywało wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez przepisy RODO.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale może być konieczne do obsługi zapytania, zawarcia lub wykonania umowy, udziału w procesie rekrutacyjnym, zatrudnienia, rozliczeń albo realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Niepodanie danych wymaganych w danym procesie może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, zawarcie umowy, realizację usługi, udział w rekrutacji lub wykonanie obowiązków prawnych administratora.

9. Narzędzia analityczne i cookies

Aktualny projekt strony nie zawiera zewnętrznych skryptów analitycznych. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne, marketingowe lub inne technologie wykorzystujące pliki cookies, informacje w tym zakresie powinny zostać opisane w Polityce prywatności oraz, jeżeli będzie to wymagane, objęte mechanizmem zgody użytkownika.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu prawa wynikające z RODO, w szczególności:

prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
prawo sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora;
prawo przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;
prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres: kontakt@vernum.pl.

12. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Aktualizacja informacji

Niniejsza informacja może być aktualizowana w przypadku zmian w procesach przetwarzania danych, zmian organizacyjnych, wdrożenia nowych narzędzi lub zmiany obowiązujących przepisów.